De feitelijke vereniging genaamd Wielerclub WTC Velina werd opgericht op 1 december 1999 en gevestigd te Geraardsbergen.
- Vanaf 9 januari 2020 is de vereniging overgegaan naar het statuut van vereniging zonder winstbelang (vzw) en werden de oprichtingsstatuten gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De officiële benaming is sindsdien “WTC Velina vzw”.
- De vereniging zal er naar streven het wielertoerisme maximaal te bevorderen door het organiseren van fiets gerelateerde activiteiten voor haar leden. De vzw kan ook evenementen organiseren waarbij derden (niet-leden) betrokken zijn voor zover deze de doelstellingen van de vzw ten bate zijn.

2. Leden

De vereniging bestaat uit bestuursleden, leden en toegetreden leden. De wielertoeristen die hun lidgeld volstorten worden ook automatisch toegetreden lid van de club. Vrijwilligers van de club die geen lidgeld betalen kunnen opgenomen worden als toegetreden lid van de club door schriftelijke aanvraag bij de secretaris van de club. In de hierop volgende tekst bedoelen we met het woord ‘lid’ of ‘leden’ alle leden, bestuursleden en toegetreden leden van de club

Jaarlijks wordt er één of meerdere ledenvergaderingen georganiseerd. Alle leden worden hierop per mail uitgenodigd. De ledenvergaderingen worden vastgelegd door het bestuur en gecommuniceerd via mail en via de whatsApp groep “WTC velina rit plannen”.

Tijdens deze vergadering wordt er onder andere:

Een evaluatie gemaakt van het voorbije seizoen

De suggesties en geplande activiteiten voor het komende seizoen besproken

Lidgeld, betaling van kledij en deelname aan geplande activiteiten betaald

Een algemeen overzicht gegeven van de financiële situatie

3. Nieuwe Leden

Nieuwe leden kunnen maximaal drie maal meefietsen tijdens een club rit waarna hen de vraag zal gesteld worden of ze willen lid worden van de club (legaal “toegetreden lid van de vzw”).

Zij worden er duidelijk op gewezen door het bestuur dat ze als niet-lid onder eigen verantwoordelijkheid kunnen deelnemen indien ze niet verzekerd zijn en mits ondertekening van een document (document afstaan verantwoordelijkheid).

De aanmelding tot lid gebeurt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te verstrekken aanmeldingsformulier.

Voor jeugdleden dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige.

Er is een minimumleeftijd van 16 jaar om lid te kunnen worden.

Jongeren die de minimumleeftijd nog niet bereikt hebben en vergezeld worden door minimum 1 ouder worden toegelaten, op eigen verantwoordelijkheid.

Voor leden die zich supplementair aansluiten bij de VWB is de verzekering lopende vanaf de dag dat het lidgeld betaald is aan de vzw en het supplementair deel doorgestort en ontvangen is op rekening van de VWB.

4. Het wielerjaar

Het wielerjaar bestaat uit een zomer seizoen en een winter seizoen.
- Het zomer seizoen volgt het reguliere wielerseizoen in België. Het begint de eerste zondag van Maart en eindigt op de 1e of 2e zondag van Oktober. Het start uur van de ritten wordt aangepast in functie van de periode van het jaar. (Meestal om 8u30)
- Het winter seizoen start de eerste zondag na het afsluiten van het zomer seizoen en eindigt bij de start van het zomer seizoen. De winterritten starten om 9u. De ritten gereden in het winterseizoen komen niet in aanmerking voor klassementen van kampioenschappen. De samenstelling van de groepen gebeurd in functie van het aantal aanwezigen. De kapitein wordt aangesteld in onderlinge overeenkomst onder de aanwezigen op het moment zelf en de aangestelde kapitein zal de rit leiden. De gereden kilometers worden opgenomen in de carrière km bij de club.

Voor de mountainbikers begint het seizoen op 1 januari. Het seizoen eindigt op hetzelfde moment als het zomerseizoen van de baanrenners.

Alle ritten worden kenbaar gemaakt in de WhatsApp groep “WTC Velina rit plannen”.

5. Het lidgeld

De kosten voor de inschrijving van leden (lidgeld) en worden door het bestuur vastgesteld. Deze worden jaarlijks opnieuw geëvalueerd en kenbaar gemaakt tijdens de vergadering aan het einde van het seizoen.

Voor het seizoen 2021 bedraagt het lidgeld voor elk ingeschreven lid 100 €.

Deze kosten dienen – voor nieuwe leden – bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan.

Voor bestaande leden wordt het lidgeld betaald UITERLIJK voor 1 Januari.

De club biedt – vrijblijvend – via de Vlaamse WielrijdersBond (VWB) een verzekering voor lichamelijke schade bij ongevallen en fietsbijstand. De bijdrage voor aansluiting van VWB bedraagt supplementair bovenop het lidgeld 32€. De leden (met geldige aansluiting) die er voor kiezen deze supplementaire bijdrage te betalen zijn verzekerd vanaf de dag dat de betaling ontvangen is en de aanvraag van de vergunning werd overgemaakt volgens de richtlijnen van de VWB. De aansluiting bij VWB is niet verplicht. Eenieder wordt verondersteld voldoende verzekerd te zijn en is hoofdelijk aansprakelijk ingeval van ongevallen.

Door betaling van het lidgeld verklaart ieder lid zich akkoord met dit huishoudelijk reglement.

Het lidgeld wordt door de club in hoofdzaak o.a. gebruikt voor :
- driejaarlijks in nieuwe kleding te voorzien d.m.v. een jaarlijkse spaarformule.
- het eerste drankje na de ritten
- de organisatie van recepties
- betaling van souper voor “werkende” leden
- algemene administratieve kosten en werking van de club

6. Een veilige sportomgeving

Een veilige sportomgeving is essentieel om alle leden vrijuit en ongestoord te laten deelnemen aan de activiteiten. Onze sportvereniging engageert zich daarom om:

Te streven naar een vereniging zonder discriminatie, agressie, pesten en seksuele intimidatie.

Sportief gedrag hoog in het vaandel te dragen en verwacht dat ook van al haar leden.

Een open sfeer te creëren waarin naar iedereen geluisterd wordt.

Elk lid is individueel verantwoordelijk in geval van ongeval of bij het berokkenen van schade aan derden binnen of buiten de club. Elk lid dient voor zichzelf te evalueren of hij/zij in voldoende mate verzekerd is tegen lichamelijke schade of burgerlijke aansprakelijkheid tegenover derden.

De club biedt een bijkomende verzekering aan via de VWB (tegen supplementaire bijdrage bovenop het lidgeld) die slechts tussenkomt na terugbetaling door mutualiteit, hospitalisatieverzekering in geval van lichamelijke letsel.
- Op een gezonde en medisch verantwoorde manier te sporten.

Alle leden dienen de wegcode te respecteren en zijn persoonlijk verantwoordelijk ingeval van geverbaliseerde verkeersinbreuken.

Bij het niet herhaaldelijk naleven van de wegcode zijn interne sancties mogelijk. Deze zullen bepaald worden door het bestuur en kunnen mogelijk leiden tot schorsing van deelname aan activiteiten.

Het dragen van een fietshelm is verplicht.

Uit respect voor de natuur gooien we geen afval langs de weg.

Elk lid wordt geacht in een dermate lichamelijke conditie te verkeren dat de voorziene sportbeoefening risicoloos kan worden uitgevoerd. Een jaarlijks geneeskundig onderzoek is daarom zeer aanbevolen.

Ieder lid dient voor zichzelf te bepalen welke de ploeg is waarbij hij/zij rijdt op basis van zijn/haar fysieke paraatheid. De club behoudt zich echter het recht om in samenspraak en/of op aangeven van de wegkapiteins iemand naar een hogere of lagere groep te verwijzen. Desalniettemin, draagt onze club het solidariteitsprincipe hoog in het vaandel en het principe van “samen uit samen thuis” blijft primeren.

In geval van pech wacht de volledige groep op de clubleden met pech.
Wachten betekend stoppen met voet aan de grond. Bij wachten is de gemiddelde snelheid = 0 ! tot de groep terug klaar is en opnieuw samen kan vertrekken.

In geval een lid door omstandigheden een kortere route dan de groepsroute neemt, moet deze steeds een wegkapitein op de hoogte brengen van zijn vertrek uit de groep en vangt de terug-/alternatieve weg aan op eigen risico.

7. Kampioenschap

Ieder jaar zal een rangschikking van de leden worden opgesteld in vorm van een clubkampioenschap.

De rangschikking wordt opgemaakt op basis van het aantal gereden kilometers in clubverband. Enkel de ritten die gereden worden in het zomer seizoen komen in aanmerking voor het kampioenschap.

Er zijn 2 kampioenen :

o clubkampioen mannen

o clubkampioen dames

Elke rit in clubverband en het reguliere zomer-seizoen wordt meegerekend in het jaarlijks algemeen klassement voor die ritten waarbij alle deelnemers van de club de mogelijkheid hebben om op dezelfde plaats deel te nemen aan de rit. M.a.w. : op dagen waar tegelijkertijd ritten vanaf het clublokaal georganiseerd worden evenals ritten op een andere locatie (tweedaagse, fietsstages buitenland) zullen de gereden kilometers NIET in rekening gebracht worden voor het algemeen klassement. De kilometers worden evenwel wel in rekening gebracht voor de totaal gereden km in de club (carrière km).
- De gereden kilometers worden pas in rekening gebracht wanneer een lid voor of net na de rit zijn handtekening geplaatst heeft op de aanwezigheidslijst bij de juiste ploeg waarbij hij de rit gereden heeft. De wegkapiteins kijken na elke rit de aanwezigheidslijsten van hun betreffende groep na.
- De gereden kilometers zijn maar geldig indien de gereden rit uitgevoerd wordt in de volledige club outfit.

In geval van vroegtijdig afhaken of verlaten van de groep zullen de wegkapiteins in samenspraak met het bestuur beslissen hoeveel km er in rekening worden gebracht voor het klassement. Dit zal altijd minder zijn dan de totale kilometers van de rit.

8. Organisatie van de ritten

De club organiseert wekelijks op zondagvoormiddag een rit

Tijdens de winterperiode voorziet de club eveneens een alternatieve sportactiviteit, bv. spinning les in groep. Ook toegankelijk voor niet leden.

Wegritten starten op de parking aan ons lokaal Bar Velina , Hogeweg 139 9500 Geraardsbergen

De aard van de ritten, afstand, te verwachten hoogtemeters en richting worden meegedeeld en bekendgemaakt elke zaterdagmiddag door het bestuur of de wegkapitein via de Facebookpagina, WhatsApp groep “Ritten plannen” of mail.

Ook leden krijgen de mogelijkheid om mee te werken aan het organiseren van ritten, in samenspraak met de vaste wegkapiteins van de groep waarmee gereden wordt.

Ieder lid kan een voorstel indienen bij de wegkapitein van de desbetreffende ploeg waarna in de mate van het mogelijke gevolg zal gegeven worden.

De snelheid van de rit wordt aangegeven door de wegkapitein(s) en wordt aangepast in functie van de moeilijkheidsgraad van de rit en in referentie tot de richtsnelheid van de groep.

Ploeg	Gemiddelde richtsnelheid	Afstand
A+	29-34 km/h	90-110 km
A	26-29 km/h	80-95 km
B	24-26 km/h	70-85 km
C	22-24 km/h	55-70km
MTB

Bovenstaande snelheden zijn referentiesnelheden bij een relatief vlakke rit en vormen geen doel op zich. Dit wil zeggen dat een B ploeg rit op vlak parcours kan eindigen met een hogere gemiddelde snelheid dan een heuvelachtige rit bij de A ploeg. De gemiddelde snelheden zijn geen streefdoel maar een indicator bij de keuze van de juiste ploeg.

Als een lid tijdens een rit problemen heeft met de snelheid, dient hij dit aan te geven aan de wegkapitein. Het motto is “samen uit, samen thuis”.
- Tijdens de winterritten geldt ging richtsnelheid en is de snelheid van de rit in functie van de traagste deelnemer en is de richtafstand 60 a 70km.

9. MTB-Ritten

Tijdens de winterperiode kan er beslist worden om als vereniging deel te nemen aan toertochten.

De afspraken voor MTB-club zijn idem als de wegritten die georganiseerd worden door de vereniging.

Ook de zondag ritten worden medegedeeld op de groep van Messenger, WhatsApp of mail.

De kalender is steeds op voorhand opgesteld.

10. Wegkapiteins

De kapitein(s) aangeduid door het bestuur, is(zijn) verantwoordelijk voor zijn (hun) groep.

Het is hun plicht ervoor te zorgen dat de groep niet uiteenvalt en tezamen aankomt door onderweg de nodige maatregelen te treffen.

De kapitein kan nooit verantwoordelijk gesteld worden bij een ongeval omdat ze eventueel niet zouden hebben verwittigd voor mogelijk “gevaar” dat aanleiding geeft tot een ongeval of incident.

Ieder lid kan zich kandidaat stellen voor de functie van wegkapitein door schriftelijke aanvraag bij de secretaris van de club.

Beslissingen van de kapitein(s) worden ontegensprekelijk door de leden van de groep opgevolgd. Bij onaangepast gedrag kan het bestuur beslissen een lid te schorsen voor een volgende rit of een bepaalde periode. Bij aanhoudend ongepast gedrag kan het bestuur beslissen het lidmaatschap te beëindigen. Bij beëindiging van het lidmaatschap is er geen mogelijkheid tot terugvordering van het lidgeld.

Het bestuur vergadert op regelmatige basis met de wegkapiteins ter evaluatie van de samenstelling van de groepen en staat de wegkapiteins bij wanneer bijsturing noodzakelijk is.

11. Rechten en plichten van leden – afspraken binnen de ploeg

Bij toetreding als lid hebben de leden het recht een exemplaar van het huishoudelijk reglement te ontvangen.

Leden hebben het recht om deel te nemen aan debatten en door het bestuur georganiseerde stemmingen in de ledenvergaderingen. 1 stem per lid.

Leden hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Ze kunnen dit laten opnemen als agendapunt bij de eerst volgende bestuursvergadering door dit via mail aan het voltallige bestuur te sturen.

Het bestuur is gehouden deze opmerkingen/voorstellen zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.

De club verwacht dat leden zo veel mogelijk betrokken zijn bij de organisaties van de club en zich actief inzetten bij georganiseerde evenementen.

Leden hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.

Leden hebben de plicht tot tijdige betaling van uitstappen conform de gecommuniceerde betalingstermijn ( lidgelden, 2 daagse , Mallorca , kledij , enz…)

Leden hebben de plicht tot naleving van de geldende reglementen van de vereniging en daarnaast ook van de richtlijnen opgesteld door de federatie.

Leden hebben de plicht de wegcode te respecteren en zijn hoofdelijk aansprakelijk ingeval van overtredingen.

12. Kledij – algemeen – basispakket – nabestelling

Tijdens de georganiseerde ritten door de club wordt er uitsluitend aangetreden in de volledige kledij van de club teneinde onze verplichtingen naar onze sponsors na te komen.
- Ieder lid ontvangt bij eerste aansluiting gratis een basis pakket kledij. Dit bestaat uit een kort broek en trui met korte mouw. Op periodieke basis voorziet de club in hernieuwing van deze clubkledij.
- Er is uiteraard de mogelijkheid om meerdere extra stukken te bestellen in de club kleuren voor eigen rekening.

In geval van beschadiging van de kledij door valpartijen of slijtage is ieder lid persoonlijk verantwoordelijk voor hernieuwing van de kledij en dit voor eigen rekening.

De prijs van de kledij wordt jaarlijks opnieuw bepaald en kenbaar gemaakt in een prijslijst die ons door de leverancier ter beschikking gesteld wordt.

Hij/zij stuurt hiertoe een mail naar de kledingverantwoordelijk waarin de prijs van dit pakket, de bijkomende kledij en de gewenste maat naar eigen keuze vermeld is. Deze mail dient als bestelbon en geldt als een betalingsverbintenis. De bestelling wordt geplaatst na betaling op de rekening van de WTC Velina vzw.

De club probeert voor zover mogelijk paskledij te voorzien en een pas dag te organiseren.

Op bepaalde tijdstippen kan er bijkomende kledij worden besteld. Tijdstippen van bestelling worden bepaald door het bestuur.

De gereden kilometers voor kampioenschap evenals carrière-kilometers zijn pas geldig indien ze uitgevoerd werden in de volledige club-kledij.

13. Clubkleuren

De clubkleuren zijn zwart met geel en blauw

14. Verzekering

Het bestuur zorgt er voor dat de leden die een supplement van 32 € betalen, worden aangemeld bij de Vlaamse Wielrijdersbond waaronder de club ressorteert.

Dit bevat o.a. een aanvullende verzekering waarvan de details en formaliteiten terug te vinden zijn op de website van de VWB (https://vwb.be/58/verzekering). Merk op dat de verzekering een verzekering voor lichamelijke schade is en geen materiële schade dekt aan fiets of materiaal.

Het lidmaatschap VWB geeft ook toegang tot een attest van aansluiting voor elk aangesloten familielid (hetgeen gebruikt kan worden voor terugbetaling aansluiting sportclub bij Uw mutualiteit).
De VWB verzekering omvat eveneens gratis pechverhelping (Bike Assist Benelux en ook tot 50km over de grens in Frankrijk, Nederland of Duitsland).

De aanvullende VWB verzekering is geldig tot en met 31 december van het lopende jaar. Het lidmaatschap en de bijhorende verzekering wordt pas hernieuwd naar ontvangst van het club lidgeld en supplement voor het volgende seizoen. De verzekering wordt niet automatisch hernieuwd. Hernieuwing gebeurd slechts na betaling van de bijdrage zoals hierboven vermeld. Hou er dus rekening mee dat je na 31 december niet meer verzekerd bent bij laattijdige betaling.

15. Bestuur

Het (algemeen) bestuur bestaat uit 6 personen. een voorzitter, ondervoorzitter , secretaris, een penningmeester, PR-man , feestorganisator & kledijverantwoordelijke. Elk aangesteld kandidaat bestuurslid wordt door zijn mandaat tevens automatisch een effectief lid van de vzw.

De rechten en plichten van het bestuur alsook de werkingsprincipes van het bestuur zijn opgenomen in de oprichtingsakte van de vzw die ter inzage ligt op de maatschappelijke zetel van de vereniging.

15.1. Taken van de voorzitter:

de voorzitter is het uithangbord van de club en moet bijgevolg een onberispelijk gedrag vertonen.

de stem van de voorzitter is doorslaggevend bij gelijkheid van stemmen.

geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven.

bij afwezigheid van de voorzitter neemt de ondervoorzitter de positie over.

15.2. Taken Ondervoorzitter

de ondervoorzitter kan steeds de voorzitter bij staan bij zijn taken die te maken hebben met de club.

bij langdurige afwezigheden van een bepaald bestuurslid kan de ondervoorzitter zijn taken overnemen.

deze kan steeds ingeschakeld worden als er hulp moet aangeboden worden bij activiteit van een bestuurslid.

15.3. Taken van de secretaris:

voert de correspondentie in naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.
heeft het beheer over het archief en beheert de verslagen van de Algemene Vergadering van de vzw.

zorgt voor bekendmakingen van veranderingen van de reglementen

zorgt voor de publicatie van wijzigingen aan de statuten, samenstelling van de leden van de raad van bestuur in het Belgisch Staatsblad

voert de communicatie met de wielerbond (VWB).

neemt de notities tijdens de bestuursvergaderingen en stuurt deze daarna via mail naar het voltallige bestuur.
zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen en de communicatie van organisaties naar de leden.

houdt een voor de leden toegankelijke actuele leden lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.

15.4. Taken van de penningmeester

beheert de gelden van de vereniging

zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven

houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven bij.

is verantwoordelijk voor de tijdige neerlegging van de jaarrekening van de vzw bij de rechtbank van koophandel.

bewaart het archief van neergelegde jaarrekeningen van de vzw.

brengt in de Algemene Vergadering gedetailleerd verslag uit van de financiële toestand.

geeft een samenvattend verslag van de financiële toestand bij de eerste algemene ledenvergadering.

geeft tijdens iedere bestuursvergadering de financiële toestand van de club.

15.5. Taken PR man

de PR man verzorgt het contact tussen toegetreden leden en bestuur

de hoofdtaak van de PR man is het maken van reclame voor onze sponsors door het verspreiden van foto’s en publicaties via sociale media (Facebook , instagram , whatsapp, website). We nodige ook onze leden uit om gemaakt beeldmateriaal zoveel mogelijk te delen met de PR man.

het coördineren van de zichtbaarheid van sponsors op georganiseerde evenementen zoals bvb het jaarlijkse eetfestijn, souper, enz.

werkt aan de positieve uitstraling van de club, werkt aan ledenwerving en kan eventuele nieuwe leden begeleiden naar de juiste categorie/ploeg.

de PR man werkt aan vernieuwing van de club en doet voorstellen die het imago, de zichtbaarheid en de aantrekkelijkheid van de club ten goede komen.

is verantwoordelijke voor het uithangbord in het lokaal en de website van de club.

Ziet toe op de uitvoering van de sponsorcontracten

15.6. Taken feestverantwoordelijke

de feestverantwoordelijke staat in voor onze nieuwjaarsreceptie , eetfestijn , souper.

is verantwoordelijk voor alle drukwerk (affiches, reclame, onderleggers,…)

is verantwoordelijk voor de organisatie van 2-daagse

15.7. Kledij verantwoordelijke

de kledijverantwoordelijke zorgt voor bestellingen van onze clubkledij
de kledijverantwoordelijke doet marktonderzoek naar mogelijke leveranciers en weegt kwaliteit en prijs tegenover elkaar af en doet hiervan verslag in de bestuursvergadering.
zorgt voor de stock (indien van toepassing), voert de communicatie en zorgt voor nazicht van de facturen van de kleding leveranciers.

16. Sponsoring

mogelijke nieuwe potentiële sponsors kunnen aan het bestuur van de vereniging voorgesteld worden.
Sponsor overeenkomsten worden contractueel vastgelegd voor een periode van 3 jaar.
Om belangenvermenging te voorkomen is statutair vastgelegd dat sponsors niet kunnen zetelen in de raad van bestuur van de vzw.

17. Wijziging van het huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de raad bestuur van de vzw.

18. Slotbepalingen

Zowel ieder lid als het bestuur van de vereniging behouden zich er toe zich de gedragen conform de bepalingen van dit reglement. Het reglement wordt door de secretaris jaarlijks verdeeld onder de leden als bijlage bij de uitnodigingsmail voor de eerst rit van het nieuwe seizoen.

Namens het bestuur van WTC Velina vzw.